Alors qu’un quart des agents de la direction de la Culture, de la Jeunesse et des Sports (DCJS) de la province Sud ont adopté le télétravail, la priorité est donnée à l’accueil des enfants des personnels prioritaires dans des structures de loisirs. Cette direction planche aussi déjà à l’accompagnement de sortie de crise des associations sportives et culturelles.
Philippe Le Poul, est-ce que la DCJS, dont vous êtes le directeur, reçoit encore du public ?
Comme certaines directions provinciales, nous n’assurons plus d’accueil physique du public, mais nos services restent joignables par mail, et par téléphone tous les matins, grâce à la présence de deux secrétaires et assistantes de direction présentes au bureau en alternance une matinée sur deux.
Depuis le mercredi 1er avril, la direction a mis en place un numéro de téléphone et une adresse mail unique pour renseigner les parents concernés sur le dispositif piloté et financé par la province Sud pour l’accueil en centres de loisirs agréés COVID 19 des enfants des personnels prioritaires de santé, de sécurité et de sûreté éligibles. Ce dispositif d’accueil des enfants pendant les vacances scolaires assure une continuité de service aux parents prioritaires avec le dispositif scolaire mis en place par la DES. (Tél : 20.48.91 ; mail : dcjs.contact@province-sud.nc).
Comment cela s’organise concrètement ?
La DCJS a été chargée, en lien avec le gouvernement de la Nouvelle-Calédonie, la direction de l’enseignement et la direction provinciale de l’action sanitaire et sociale et les organisateurs de vacances, de structurer un cadre opérationnel pour assurer l’accueil en centres de loisirs agréés des enfants des personnels de santé, de sécurité et de sûreté prioritaires. Un important travail collaboratif avec l’ensemble des partenaires nous a permis de structurer une offre en tenant compte à la fois des contraintes de temps et matérielles ainsi que des obligations sanitaires. Le dispositif est aujourd’hui calé et les inscriptions sont en cours. Nos agents seront mobilisés pour la mise en œuvre, la logistique et l’animation sportive. Au-delà de l’opération accueil en centres de loisirs, les agents de la DCJS continuent d’exercer également de nombreuses missions de terrains comme le suivi des sites, espaces et itinéraires de la province Sud. Nos experts affinent les futurs programmes d’entretien et de suivi des sentiers et pistes balisés.
Sur les parties sportive et culturelle, nous devons identifier les impacts sur le fonctionnement des associations sportives et culturelles, structures culturelles et établissements publics culturels et de notre soutien des mesures de confinement sur le calendrier des évènements ainsi que sur les actions spécifiques qui étaient initialement prévus par les clubs ou comités provinciaux sportifs.
Grâce au télétravail, la direction maintient son activité et répond au mieux aux nombreux questionnements de nos usagers et de nos partenaires liés à la crise sanitaire du COVID 19, en particulier sur les questions financières.
Les administrés nous font remonter leurs inquiétudes sur la situation actuelle et future notamment quant à leur devenir professionnel. Les artistes professionnels par exemple ne sont rémunérés que grâce à leur activité artistique et culturelle qui est à l’arrêt en ce moment et sur les recettes des spectacles qui sont annulés.
Quelles sont les dispositions organisationnelles que vous avez prises pour continuer à assurer un service minimum en cette période de confinement ?
Le directeur est présent au bureau tous les jours, le secrétariat de la direction était assuré en matinée uniquement les premiers jours et toute la journée actuellement. Le service financier a également mis en place une permanence quotidienne, celle-ci bénéficie en fonction des dossiers de l’appui des agents concernés. Les deux secrétaires présentes en alternance sont chargées de répondre aux appels téléphoniques, d’enregistrer le courrier arrivé, d’assurer les impressions et les transmissions, de contrôler et mettre à la signature de la direction les dossiers ou courriers en partance. Un quart des agents de la DCJS sont en télétravail ou en travail à domicile et sont investis dans leurs missions afin d’assurer une continuité de service, de répondre en temps et en heure aux diverses sollicitations des usagers et de préparer au mieux la sortie future du confinement.
Quel est l’objectif de la réflexion que vous menez actuellement ?
L’objectif est d’assurer au mieux, en tenant compte des contraintes financières que rencontre la Nouvelle-Calédonie, le soutien de la province Sud et notre accompagnement pour faire face à cette situation difficile et inédite à la fois.
De manière générale, nous traitons tous les mails reçus, toutes les demandes de subvention, tous les dossiers en cours et répondons à toutes les sollicitations des administrés et de nos partenaires … comme si nous étions au bureau ! Nous utilisons également tous les moyens numériques à notre disposition pour organiser si besoin des points ou réunions à distance entre collègues, que ce soit via Sud Conf’, Skype ou encore Messenger ou What’s App.
En matière de culture, nous avons pu mettre en ligne une visite virtuelle de l’exposition Tutti Frutti qui se tient actuellement au Château Hagen, afin que le public puisse la visiter tout en restant dans son canapé à la maison !
Un quart de nos effectifs se trouvent en télétravail, pour les autres nous devons assurer les permanences administratives et financières, le suivi de la sécurité et de l’entretien de nos sites d’accueil : le château Hagen, le centre d’accueil de Poé, le centre des activités nautiques, le PLGC et les boucles de Tina. Dans le même temps, nos chargés d’études assurent l’expertise des dossiers et projets qui continuent de remonter à la direction.
