Depuis 2020, la collectivité provinciale s’est engagée dans la dématérialisation de ses services administratifs. Ce virage avait été annoncé dès 2019 par Sonia Backès, la présidente de l’assemblée de la province Sud dans le cadre du plan provincial de transition numérique dont les objectifs sont : la dématérialisation et la modernisation de la relation avec les usagers et des services administratifs provinciaux. Votées lors de la dernière assemblée de province le 5 décembre, ses nouvelles mesures permettent d’affiner la qualité de ses services et de ses relations avec les administrés.
Actuellement, le site de la province Sud comptabilise 118 démarches disponibles, plus de 45 650 comptes d’utilisateurs et plus de 275 fiches pratiques sur les démarches dématérialisées. « La province Sud sera une collectivité numérique », avait annoncé Sonia Backès. Et on pourrait ajouter : ou ne le sera pas ! Cet objectif fait partie de l’un des axes du plan de transition numérique dont l’ambition est de moderniser, simplifier et innover en matière de dématérialisation des démarches et services en ligne. En capitalisant sur le numérique, la collectivité veut rendre le service public plus accessible, se rapprocher des usagers, mais aussi simplifier et améliorer le traitement des demandes.
Son slogan « Ne vous déplacez plus ! Grâce au numérique, la Province vint à vous » est devenu, une réalité tangible.
Aujourd’hui, la province Sud souhaite aller encore plus loin dans la dématérialisation de ses services en affinant son offre de services. En effet, les différents outils qu’elle a déployés depuis ces deux dernières années, la multiplication des services en ligne mais également l’approche globale client vers laquelle elle souhaite tendre, rendent indissociable l’accueil physique de l’accueil numérique avec un même niveau d’exigence qualitative. Pour répondre à cette exigence, la Province a défini des axes d’amélioration pour structurer la relation usager/collectivité provinciale.
La professionnalisation des accueils provinciaux
Il s’agit pour la collectivité d’harmoniser et qualifier l’ensemble des accueils provinciaux amenés à recevoir du public, quel que soit le guichet et le canal utilisé par l’usager (téléphonique, physique, numérique), et évaluer la satisfaction et l’usager.
L’accompagnement numérique des usagers
La transition numérique passe par un accompagnement que la collectivité met en place pour assister les usagers à la recherche d’informations sur le site provincial et dans leurs démarches en ligne, grâce au développement des sites équipés informatiquement, aux accompagnateurs présents physiquement, à la mise en place d’un « live chat », ainsi que d’une hotline téléphonique. En parallèle, l’amélioration ergonomique des outils numériques pour être accessibles à tous notamment aux personnes en situation de handicap et d’illettrisme.
Formation des agents provinciaux
En parallèle, la collectivité provinciale s’engage à accompagner et former ses agents dont les missions consistent à gérer les données transverses à toutes les démarches dématérialisées.
À noter par ailleurs que depuis 2018, le service d’accueil du Centre Administratif de la province Sud a reçu la certification « accueil service public local » de l’association Afnor. Cette reconnaissance garantit aux usagers de la province Sud une qualité de service irréprochable.
