Vers la dématérialisation et la simplification des services administratifs

« La province Sud sera une collectivité numérique », Sonia Backes, sa présidente l’avait annoncé. En ligne de mire : « zéro papier » d’ici la fin de la mandature. Dans son cheminement vers la transition numérique, un nouveau pas vient d’être franchi pour la simplification et la dématérialisation des démarches administratives. Denis Loche, le directeur du Système d’Information et du Numérique à la province Sud, présente un point étape.


La province Sud s’est donnée pour priorité de mener à bien le programme « Dites-le nous une fois », pouvez-vous nous expliquer ce que cela signifie concrètement ?

Cela signifie que lorsque vous effectuez une démarche administrative auprès de la Province, vous fournissez des informations. Nous n’allons pas vous reposer les mêmes questions, la prochaine fois que vous vous adressez à la Province pour un autre service. Nous avons mis en place plusieurs outils dont SIMS. Il s’agit d’une base de données unique de l’ensemble des tiers (particuliers et entreprises) partagée entre tous les services administratifs de la province Sud. Elle permet de gérer de façon centralisée les informations des usagers, de partager des documents lors des différentes demandes. L’objectif est vraiment de simplifier les démarches pour les administrés.

La mise en place de cette base de données est un travail de longue haleine que la direction du Système d’Information et du Numérique mène en collaboration avec la Cellule de Modernisation de la province Sud. Il fallait tout d’abord réfléchir aux informations que nous voulons demander aux usagers. Le système comprend plusieurs niveaux de vérification. Il s’agit également de veiller à ce que la démarche soit conforme au règlement sur la protection des données personnelles.

 

Denis Loche, directeur du Système d’Information et du Numérique.

Quels sont les avantages de la dématérialisation pour les usagers ?

Ils sont évidents : chaque usager peut effectuer ses démarches en ligne sans se déplacer, avoir une visibilité sur le traitement de sa demande, mais aussi connaître dans certains cas, l’avancement de son dossier. La dématérialisation permet de faire ses démarches n’importe quand de chez soi, de fournir les pièces justificatives en les téléchargeant. Plus besoin de remplir les formulaires papier. C’est simple et rapide !

Pour la Province, l’intérêt, c’est d’avoir une traçabilité et d’éviter de ressaisir des informations qui sont transmises sur un format papier.

Aujourd’hui, combien de démarches et services sont accessibles en ligne ?

Nous avons plus de 250 fiches pratiques de présentation des démarches et services. Parmi lesquels, une trentaine sont accessibles en ligne.

Pour chaque vote en assemblée de Province d’un dispositif relatif aux démarches et services destinés aux administrés, la collectivité s’est engagée fin 2019, à publier en parallèle sur son site une fiche pratique présentant ce dispositif et de développer une démarche en ligne via laquelle l’usager pourra faire sa demande.  C’était le cas récemment pour le code sur  les débits de boisson mis à jour en mai 2020 . À noter toutefois qu’il n’existe pas forcément de démarche en ligne pour tous les services administratifs.

« La grosse nouveauté cette année, c’est la dématérialisation des demandes de bourses et l’inscription scolaire ».

Quelles sont les prochaines démarches en ligne ?

Fin août, nous ouvrons en ligne les demandes et renouvellements de bourses et les inscriptions scolaires. C’est la grosse nouveauté cette année. Sachant toutefois que depuis 2018, les demandes de bourses d’études supérieures sont déjà dématérialisées. Bien sûr, pour accompagner les usagers dans le changement, nous n’arrêtons pas complètement les formulaires papiers, qui restent encore accessibles pour le moment. Mais à terme, l’objectif fixé par l’exécutif provincial et d’être une collectivité zéro papier. Notre feuille de route consiste à développer les services en ligne. Dans un deuxième temps, nous ferons le point avec les directions sur l’utilisation de ces services par les usagers. En fonction, nous pourrons réajuster et adapté les outils. Les mots d’ordre sont : efficacité, transparence, modernité et suivi des dossiers instruits !